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填制原始凭证的注意事项
填制原始凭证,除了必须遵循上述基本要求外,还应注意如下一些事项:
1.书写格式要规范
原始凭证要用蓝色或黑色笔书写,字迹清楚、规范,填写支票必须使用炭素笔,属于需要套写的凭证,必须一次套写清楚,合计的小写金额前应加注市值符号,如“¥”、“HK$”、“US$”等。大写金额有分的,后面不加整字,其余一律在末尾加“整”字,大写金额前还应加注币值单位,注明“人民币”、“美元”、“港币”等意字样,且币值单位与金额数字之间,以及各金额数字之间不得留有空隙。各种凭证不得随决涂改、刮擦、挖补,若填写错误,应采用规定方法予以更正。对于重要的原始凭证,如支票以及各种结算凭证,一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证,在填写错误后,要加盖“作废”戳记,并单独保。
阿拉伯数字应一个一个地写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人民币符号“¥”。人民币符号“¥”与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“¥”的,数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分。无角分的,角位和分位可写“00”,或符号“-”;有角无分的,分位应写“0,不得用符号“-”代替。
汉字大写金额数字,一律用正楷字或行书字书写,如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辨认、不易涂改的字样。不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另(或0)等字样代替,不得任意自选简化字。
阿拉伯金额数字中间有“0”.. 时,汉字大写金额要写“零”字,如¥201.6O,汉字大写金额应写成人民币贰佰零壹圆陆角整。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字,如¥1006.91,汉字大写金额应写成人民币壹仟零陆圆玖角壹分。阿拉伯金额数字元位是“0”或数字中间连续有几个“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”时,汉字大写金额可只写一个“零”字,也可不写“零”字,如¥172O. 41,汉字大写金额应写成人民币壹仟柒佰贰拾圆零肆角壹分,或人民币壹仟柒佰贰拾圆肆角壹分。
2.原始凭证的填制要有连续性
各种原始凭证应该连续编号的,必须连续编号,以便查考。如一式几联的发票、收款收据都应连续编号,按照编号顺序使用。作废时应加盖“作废”戳记,连同存根联一起保存,不得撕毁。
3.红字发票的使用
按规定,企业发生销售退回等可填制红字发票,冲销原有记录,但是在发生退款时,除红字发票外,还必须取得对方的收款收据或汇款银行出具的汇款凭证,不得以红字发票代替退款的原始凭证。
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